中小企業のテレワーク導入

その他

コロナウイルスの影響により、急速にテレワーク・在宅勤務の需要が高まっています。
しかしそのテレワークへの移行も、企業・業種・職種によって実現性はマチマチなようです。

今回はテレワーク化を如何に導入するかというのをテーマに、中小企業という範囲に絞って私の体験したことも踏まえて考えていきたいと思います。

1 そもそもテレワークとは
2 テレワークが実現可能な職種
- 2.1 テレワークが実現可能な職種
- 2.2 テレワークが実現が難しい職種
3 テレワークを実現可能にする環境づくり
- 3.1 テレワークに必要な環境とは
- 3.2 私の会社では
4 中小企業のテレワーク導入まとめ

そもそもテレワークとは

テレワークとは、Telephone（テレフォン）などと同じで「tele = 離れた所」という意味と、「work = 働く」という意味を合わせた造語です。
意味としては、時間や場所にとらわれない、例えば自宅やカフェ、サテライトオフィスなどで働くことを言います。

ちなみにアメリカでは、テレワークとは会社で働くことをメインとし、サブ的にその他の場所で働く働き方を言うそうです。
リモートワークは、会社以外で働くことをメインとし、さらに完全に通勤時間を0にした働き方はテレコミュートと言うそうです。

またこういった働き方の言語もガラパゴス化が進んでいますね。

テレワークが実現可能な職種

すべての職種でテレワークが実現可能なのが理想ですが、物理的に難しいなど完全なテレワーク化は現実的ではありません。では、どんな職種がテレワーク化が実現可能で、実現不可能なのはどんな職種なのでしょうか？

テレワークが実現可能な職種

基本的にはテレワークが実現可能な職種は、ネットを使って会社にいるのと同等程度の環境を自宅に整えられる職種に限られてきます。以下の職種がその対象と考えられます。

事務系
エンジニアやプログラマーなどエンジニア系職種
Webディレクター、WebデザイナーなどWeb系職種
営業、営業事務（カスタマーサポートなど）

しかしどの職種も会社側で環境を整える必要があります。
先進的な企業であれば、少し手を加えればテレワークが可能な状況に持っていけるかもしれません。
ただ、紙文化が残っている企業であればあるほど、テレワーク化は難しくなってきます。

上記のように環境を整えれば可能な職種以外、例えば以下のような職種はテレワーク化がそもそも難しい職種と考えられます。

テレワークが実現が難しい職種

店舗での接客が必要とされる職種
医師・看護師など医療系の職種
生産や製造系の職種

実店舗や病院などで対面接客をしなくてはいけない接客業や医療系の職種はテレワーク化は難しいでしょう。
さらに生産や製造業は、パソコンで出来るような職種ではないので、同じくテレワーク化は難しいです。

テレワークを実現可能にする環境づくり

上記のテレワークが実現可能な職種で、実際にテレワークでの業務を可能にするには環境づくりが必要です。

テレワークに必要な環境とは

私は社内SEではないので、テレワーク環境で働いた経験を元に考えると以下のような環境が必要と考えます。

在宅用ノートPC
会社用PC
社内コミュニケーションツール
外部会社とのコミュニケーションツール
テレワーク環境で働く際のルール
勤怠管理
ワークフローツール

在宅用ノートPCと会社用PCというのは、在宅用ノートPCに会社用PCをリモート操作出来るソフトを入れて、自宅から会社のPCを操作するという風に利用します。
この方法であれば、会社に設置しているクローズドな共有フォルダにもアクセスすることが出来るので、新たにクラウドの共有ストレージを使う必要がないというメリットがあります。
しかしこの際問題になってくるのは、社員数分のノートPCを新たに手に入れなくては行けないということです。

中小企業であまり予算を組めないという場合は、会社で使用しているPCを社員に持って帰ってもらうという手段もあるかと思います。
会社で使用していたPCがノートPCなら、そのまま自宅に持って帰るというのは簡単です。しかしその場合は何かあったときのために念の為、社員に誓約書などを書いてもらう必要があると思います。
そして社員全員が会社で使用しているPCを持ち帰る場合は、テレワーク環境で使用する共有ストレージを用意する必要があります。（それもセキュアなもの）
このあたりを考えると、パソコンは腐るものでもないので投資と割り切って、社員数分のPCを用意するほうがコストパフォマンスは良いかもしれません。
PCについては、中古品やレンタルPCなど経費の圧縮の手はいくつかあると思われます。

次は社内コミュニケーションツールと、社外とのWeb会議などに使うコミュニケーションツールの選定です。
こちらもセキュリティ面や使い勝手、価格などと相談して決めることになると思いますが、きちんと調査し選定すれば0円もしくはそれに近い価格で可能かと思います。

勤怠管理とワークフローについては、環境づくりはかなり難しいと思います。
まず勤怠管理については、出退勤のオンラインツールを利用する手がありますが、結局の所働いているかどうかはわからないです。
なので結局の所、成果物や何をやっていたか日報を提出させるということをする少々アナログな手を使わざるを得ないと考えます。
ワークフロー（承認フロー）に関しては、電子決裁が可能なサービスを導入しなくてはいけないという高いハードルがあります。すでに導入済みの企業であれば問題ないかと思いますが、今から導入するという企業はかなり混乱を招くと思われます。

私の会社では

私が所属していた会社では、職種によって完全テレワーク、自宅待機とシフト制での出社という2パターンに分かれていました。
私のようなWeb系の職種は完全テレワークで、課内のコミュニケーションも用意されたLINEWORKSというサービスを使い、不自由なく働くことが出来ました。私は静かな方が仕事が捗るので、出社していたときより快適に感じたほどでした。後にテレワークの効果検証をしていた方に聞いたところ、私が所属していた課は非常に効率よく業務に取り組めていたという結果が出ていました。

テレワーク環境は、在宅用ノートPCを配給してもらい、会社用PCをリモート操作するという前述の方法でした。
外部とのコミュニケーションはZOOMやGoogle Meetsが多かったと記憶しています。
勤怠管理については前述のとおりでしたが、承認フローについてはどうしても紙文化が残っており、月に1回程度出社してハンコを貰うということをしていました。（この部分の導入はかなり難しそうです）

さて前述したとおり、Web系部署はうまくテレワーク環境に馴染んでいましたが、営業や事務方はあまりうまくテレワーク化を進められなかったようです。
これは紙文化が影響しているのと、対面での接客がどうしても発生するというところから、中途半端なテレワークとなってしまったことが原因のようでした。
また、個々のITスキル・リテラシーの高低差も要因の一つだったようです。